ERP چيست و چرا ERP ؟ 11/1/1388

امروزه برخلاف چند سال قبل ERP (Enterprise Resource Planing)، مفهوم ناآشنايي نبوده و بخش عمده‌اي از مديران اجرايي صنايع و سازمان‌های معظم درخصوص اين موضوع سطوح مختلفی از مطالعاتی را انجام داده‌اند. اما عليرغم اين موضوع در کشور ما، متاسفانه هنوز درک صحيح، روشن و جامعی از ERP وجود ندارد. بديهی است وقتی از ERP به عنوان يک مقوله بين‌المللي صحبت می‌گردد می‌بايست به تعاريف جهانی ERP توجه شود، نمي‌توان با نام ERP، راه‌حل‌های ديگر سيستم‌هاي اطلاعاتي مانند Total Solutionها و يا MISها را ارائه نمود. لذا در ابتدا دو تعريف از ERP بيان مي‌گردد:

- ERP يک بسته نرم‌افزاري تجاري است که هدف آن يکپارچگي اطلاعات و جريان آن در بخش‌هاي سازمان از جمله مالي، حسابداري، منابع انساني، زنجيره عرضه و مديريت مشتريان است.

- سيستم‌هاي ERP سيستم‌هاي اطلاعاتي قابل تغيير و تنظيمي هستند که اطلاعات و فرآيندهاي مبتني بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهاي سازماني و بين آنها يکپارچه مي‌نمايد. آنچه که در مفهوم سيستم‌های برنامه‌ريزي سازمان (ERP) کاملاً مشهود است ويژگي‌هاي قابليت برنامه‌ريزی منابع، يکپارچگي ذاتي در هر دو سطح پايگاه داده و نرم‌افزار و از همه مهمتر استاندارد بودن و استفاده از به‌روش‌ها (Best Practice) می‌باشد. از ديگر ويژگي‌های با اهميت در رويکرد به اينگونه سيستم‌ها، مي‌توان از فرآيندگرايي و جامعيت نام برد.

در سال‌های اخير با افزودن امکانات مديريت زنجيره تامين (Supply Chain Management) SCM، مديريت روابط مشتري (Customer Relationship Management) CRM، مديريت فرآيند (Workflow)، هوش تجاری (Business Intelegence) BI و نهايتاً تجارت الکترونيک (E-commerce) به ERP مفهوم کامل‌تری را ابداع نموده‌اند که برخی آن را ERPII اطلاق می‌نمايند. توجه به اين نکته در خريد ERP بسيار ضروري است که اغلب توليدکنندگان ERP بهروش‌هاي صنايع خاصي را داشته و هر ERP صرفاً با عنايت به اين موضوع انتخاب گردد، بنابراين اين ادعا که از برخي توليدکنندگان مبني بر ارائه ERP بگونه‌اي عام و براي تمامي صنايع، خدمات و سازمان‌ها مطلب صحيحي نمی‌باشد، به عنوان مثال در هنگام بازديد از سايت کمپاني SAP AG به عنوان يکي از رهبران و باسابقه‌ترين تامين‌کنندگان ERP، فهرست محدوده مشخصي از صنايعي که بهروش‌های آنها در محصول SAP قرار گرفته است، قابل مشاهده است.

چرا استفاده از ERP لزوم دارد؟
به همراه پيچيدگي‌ها و ابهاماتي که در خصوص ERP در مقدمه آمد، مديران اجرايي صنايع گاها با آماري از عدم حصول موفقيت در استقرار پروژه‌هاي ERP مواجه مي‌گردند. ضمن اينکه در بخش‌هاي آتي نکاتي که ناديده انگاشتن آنها مي‌تواند، منجر به شکست و يا عدم نيل به موفقيت در استقرار ERP مي‌گردد، بايد متذکر گرديد که سرمايه‌گذاری بر اين سيستم‌هاي در سال 1998 مبلغي معادل 17 ميليارد دلار بوده که هر ساله به اين اقبال 30 تا 50 درصد افزوده شده است، در بين 1000 شرکت برتر جهان بيش از 60 درصد آنها تا سال 2001 از سيستم‌هاي ERP استفاده نموده و يا در حال استقرار آن بوده‌اند. در ايران نيز
نمونه‌هايي از استقرار کامل يا نسبي سيستم‌هاي ERP وجود دارد. هرچند ارزيابي اين موارد هم اگر کاملاً مطابق با استانداردهاي جهاني انجام پذيرد کاستي‌هايي را نمايش مي‌دهد، اما بايد به اين نکته توجه داشت که بهبود پديده‌اي مستمر و تدريجي است و در تمامي اين نمونه‌ها، عليرغم کاستي‌ها، بهبودهاي ارزشمند و غير قابل انکاري به وقوع پيوسته است. از مزاياي مهم ERP مي‌توان موارد زير را برشمرد:

1- يکپارچگي پايگاه داده، دريافت اطلاعات در بخش‌هاي مختلف را تسهيل نموده و از افزونگي نگهداري و گردش اطلاعات ممانعت مي‌نمايد.
2- با توجه به آنچه که در فوق به تفصيل ارائه گشت و با عنايت به اهميت وجود بهروش‌ها (Best Practice) در ERP، با استقرار سيستم، امکان استفاده از تجارب و استانداردهاي جهاني حاصل مي‌گردد، البته ميزان رسوب اين بهروش‌ها در سازمان کاملاً به استفاده‌کنندگان آن مرتبط مي‌باشد، لذا آموزش و فرهنگ‌سازي دو شق لاجرم در استقرار سيستم‌هاي برنامه‌ريزي سازمان مي‌باشند.

3- سيستم‌هاي ERP با توجه به اينکه فراروش‌ها را در نهاد خود منتقل مي‌نمايند بنابراين به عنوان پروژه‌هاي مهندسي مجدد مبتني بر فناوری، فرآيندها و ساختار سازمان ارزيابي مي‌گردند، بنابراين مکانيزاسيون وضعيت موجود سازمان به هيچ وجه از اهداف اينگونه سيستم‌ها نمي‌باشد.
4- با توجه به يکپارچگي نرم‌افزار و پايگاه داده، استقرار اين سيستم‌ها با شفاف‌سازی سازمان و فرآيندهاي آن منجر به تسهيل در تصحيح و گسترش فرآيندها و ممانعت از سوء‌استفاده‌هاي مالي و ... مي‌گردد.

5- افزايش سهولت در ارتقاء فناوری اعم از فناوری‌هاي اطلاعات نظير سامانه‌هاي RFID و يا اتوماسيون صنعتي، به اين علت که سامانه‌هاي ERP حاوي بستر اينگونه فناوري‌ها بوده و قابليت يکپارچگي مناسبي را درخود دارند.
6- ERP باعث افزايش قابليت‌هاي نظير برونسپاري، همکاري‌هاي بين شرکتي، مديريت روابط با مشتريان و يا سرمايه‌گذاري مشترک در سازمان‌ها مي‌گردد.
7- ارتقاء کيفيت فرآيند تصميم‌گيري با عنايت به استفاده از سامانه‌هاي پشتيبان تصميم (Decision Support System) DSS و هوش تجاری

8- کاهش سطح موجودي و افزايش کنترل بر موجودي در انبارها اعم از انبارهاي مواد خام، قطعات، محصول و پاي کار، يکي از مهمترين سودمندي‌هاي ERP مي‌باشد، زيرا با قابليت برنامه‌ريزي امکان سفارش موارد فوق در زمان مورد نياز و کنترل موجودي در آنها ميسر مي‌گردد.
9- افزايش کنترل هاي مالي و امکان مشاهده و تصحيح گلوگاه‌هاي سازمان، يکي ديگر از منافع استقرار ERP مي‌باشد.
10- تمامي موارد فوق منتهي به کاهش هزينه‌اي نيروي کار و به تبع آن کاهش بهاي تمام شده محصول و يا خدمات مي‌گردد.
11- افزايش سرعت در اخذ نظريات مشتريان، رديابي علل وقوع اشکالات منجر به پاسخ سريع‌تر به نيازهاي بازار و به تبع آن امکان رقابت بهتر در بين رقبا مي‌گردد.

12- يکي ديگر از نقاط بسيار پررنگ در استقرار سيستم‌هاي ERP استفاده از قابليت‌هاي برنامه‌ريزي آنها است، به عنوان مثال قابليت برنامه‌ريزي مواد و توليد، برنامه‌ريزي اقدامات پيشگيرانه و تعميرات تجهيزات، برنامه‌ريزي آموزش حين خدمت نيروها، برنامه‌ريزي تامين و توزيع منابع، برنامه‌ريزي ارائه خدمات رفاهي و درماني و صدها قابليت مشابه ديگر.

نکته بسيار پراهميت در استقرار سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان پيچيدگي اينگونه سيستم ها است، اما آنچه که گاهاً فراموش مي‌گردد. اينست که سادگي دليل روي آوردن صنايع به ERP نيست بلکه استفاده از قابليت‌هاي منحصر به فردي چون محاسبه بهاي تمام شده محصول و يا خدمات، کاهش موجودي و کنترل موثر انبارها، کاهش بهاي محصول و خدمات، ارتقاء سرعت فرآيند، يکپارچگي بيشتر با تکنولوژي‌هاي روز دنيا مانند RFID، سيستم‌هاي اتوماسيون صنعتي و از همه مهمتر قابليت برنامه‌ريزي نظير برنامه‌ريزي توليد، مواد، فروش، خريد، آموزش، نگهداري و تعميرات و ... مي‌باشد که در ساير گونه‌هاي سيستم‌ها، ناممکن و يا ناقص رخ مي‌دهد.

روش‌هاي افزايش موفقيت و تسهيل استقرار ERP
با رعايت نکات زير به عنوان مقوله‌هايي راهبردي و الزامي مي‌توانيد استقرار ERP را در سازمان خود تضمين نماييد:
1- حمايت و التزام مديريت ارشد سازمان
2- تامين زيرساخت مناسب
3- شناخت صحيح فرآيندهاي موجود سازمان
4- انتخاب مشاوري که تجربه مشاوره را در اين حوزه را داشته باشد، بسيار بهتر است اين مشاور در آتيه، نظارت بر استقرار را برعهده گيرد.
5- انتخاب راه‌حل متناسب و بهينه

6- استفاده از تيم مناسب براي استقرار
7- عدم اصرار بر روش‌هاي سنتي و خودداري از انجام تغييرات و بومي‌سازي به مقدار زياد
8- توجه به فرهنگ‌سازي و آموزش در جهت كاهش مقاومت محيطي
9- توجه به مهندسي مجدد فرآيندها و كسب‌وكار
10- الزام و اصرار بر استراتژيك بودن تصميم به استقرار ERP
11- کاهش تغيير مديريت، ساختار يا اهداف و ماموريت سازمان در حين استقرار
12- ايجاد سامانه‌هاي مديريت دانش و توجه به مخاطرات ناشي از ريزش نيروهاي كليدي
13- توجه به هزينه‌هاي پنهاني نظير زيرساخت شبکه، آموزش، فرهنگ‌سازی، مشاوره و انتقال داده‌ها و تخصيص بودجه کافي به اين هزينه‌ها علاوه بر هزينه‌هاي مشهودي مانند خريد ليسانس و استقرار

14- تخصيص زمان منطقي به تمامي فازها اعم از مستندسازی فرآيندها و شناخت، ارزيابي، انتخاب، خريد، استقرار و بکارگيري صحيح
15- برنامه‌ريزي صحيح مناسب براي تحقق استقرار ERP و تدوين يک برنامه منسجم (IT Master Plan) ITMP
16- تعيين مقدار اعتبارسنجي، تصحيح، حجم و روش انتقال داده‌هايي که بايد از سامانه‌هاي سنتي به ERP منتقل گردد.
نکته بسيار با اهميت ديگري که در زمان پس از استقرار ماژول‌هاي يک ERP در سطح کشور مشاهده مي‌گردد و بهتر است هر دو گروه کارفرمايان و هم تامين کنندگان بدان توجه ويژه‌اي مبذول دارند، مسئله بكارگيري واقعي و کامل ماژول‌هاي مستقر شده ERP مي‌باشد، لذا قوياً پيشنهاد مي‌گردد که علاوه بر توجه کافي بر آموزش و فرهنگ‌سازي، کارفرماها بهتر است در همان ابتدا با تامين‌کننده قراردادي منعقد نمايد تا اپراتورهايي آموزش ديده و مسلط از شرکت تامين‌کننده، حداقل براي يک بازه زماني شش ماهه در کنار پرسنل کارفرما، به همکاری در استفاده از ERP بپردازند.

نتيجه‌گيري
با توجه به آنچه گذشت، لزوم استفاده از ERP و مديريت مخاطرات ناشي از استقرار اينگونه سيستم‌ها در صنايع به خوبي مشهود مي‌باشد. بديهي است در اين مسير استفاده از تجارب مشاوران مجرب كه در تمامي مسير شناخت سازمان و نيازمندي‌هاي آن، ارزيابي محصولات و تامين‌كنندگان، انتخاب راه‌حل و نهايتاً نظارت بر استقرار، مي‌تواند نقش بسيار با اهميتي در افزايش شانس موفقيت استقرار سيستم‌هاي ERP در سازمان‌ها ايجاد نمايد. استقرار صحيح سيستم‌هاي ERP موجب ارتقاء‌ چشمگيري در سازمان‌ها گشته و از طريق كاهش هزينه‌ها و افزايش قدرت و سرعت تصميم‌گيري، منجر به افزايش بهره‌وري و سود سازمان خواهد گشت.